breaking the silosסיפור אמיתי שקרה באמת. בארגון אחד, בקומה אחת, יושבים שני צוותי פיתוח. צוות א' נתקל בבעיה ומשקיע ימים בניסיון לפתור אותה, לעומתו צוות ב' נתקל גם הוא באותה בעיה בדיוק ופתר אותה כבר לפני חודשיים. עכשיו בטח תגידו  (בצדק), איך יתכן שבאותו ארגון, באותה קומה, אין תקשורת בין העובדים? ותוסיפו  שאם צוות א' היה יודע על הפתרון של צוות ב' היו נחסכות שעות עבודה רבות (והמון תסכולים). זה אולי נשמע כמו חלמאות אבל זו דוגמא קלאסית למאגר מידע פנימי, ה-סילו (silo). אחד האתגרים הותיקים שארגונים מתמודדים איתם. מדובר בנטייה של עובדים או יחידות ארגוניות להגן על עצמם ולחזק את מעמדם על ידי החזקת המידע אצלם מתוך הבנה צרה שידע הוא כוח. הארגונים, מודעים לאתגר,  רוכשים מערכות טכנולוגיות, ומנסים להגביר  את שיתוף המידע. הייתה תחושה שיתכן והבעיה נבלמת בחלק מהארגונים.

ואז הגיעה המדיה החברתית.

המדיה החברתית מאפשרת לארגונים ליצור קשר ישיר עם גורמים מחוץ לארגון. משאבי האנוש מגייסים עובדים דרך רשתות חברתיות, השיווק מנהל את דפי פייסבוק של הארגון ומדבר עם הלקוחות (הקיימים והפונטנציאלים), השירות מנהל מערכות Social CRM וכיוב'. כל גורם יוצר את האינטרקציה שלו והמידע שנצבר מהקשרים שנוצרים נשמר באותה יחידה ארגונית. המצב הוא שהמון מידע שיכול לעזור לארגון להתמודד עם מה שקורה בחוץ, נשמר מקומית ולא ארגונית. כך נוצר  silo 2.0.

Social Media the new silos

אז מה עושים? מחברים!

לחבר בין מאגרי המידע השונים

מרבית הארגונים עדיין מפרידים את היחידות הארגוניות על פי תחום פעילותם ומסתכלים על בעלי התפקידים בצורה אנכית (דיווח מעלה על פי התרשים הארגוני). במרבית הארגונים עוד לא נפל האסימון שכולם נמצאים באותו אקוסיסטם וצריך לחשוב רוחבית.למשל, כאשר לקוח מתלונן בדף הפייסבוק על איכות המוצר, זה לא יכול להשאר רק בשיווק, יש לזה השפעה גם על מחלקת התפעול או כשמשאבי אנוש מנהלים שיחת גיוס ומגלים בעייה עם מוניטין הארגון יש לזה משמעויות החשובות להנהלה (ועוד מלא דוגמאות).

ארגונים מתחילים להבין שהיום המידע מגיע ממקורות שונים, בפורמטים שונים ובצורה אסינכרונית. מה שעוד לא כולם מבינים שהפתרון למורכבות הזאת היא שבירת מאגרי המידע המקומיים וחיבור שלהם למידע כלל ארגוני. להבין שאיסוף פריטי מידע באותו נושא יכול להביא תמונה שלמה, שלכל יחידה בארגון יש יכולת לתרום  למידע החשוב להישרדות הארגון ולהצלחתו בשוק.
לא לעשות הפרדה, לעשות חיבור

לחבר את העובדים עם מאגרי המידע

לחבר את מאגרי המידע זה טוב ויפה, אבל איך משמישים את זה בארגון? מחברים את העובדים למידע!

זה לא כל כך מסובך כמו שזה נשמע. משתמשים בכלי המדיה החברתית בתוך הארגון. אני לא מדבר רק על הקמת רשת חברתית פנים ארגונית שתחבר בין העובדים. יש עוד כמה שלבים לפני זה. כלים כמו שימוש בוויקי  שמאפשר לעובדים לכתוב ולערוך מסמך משותף (למשל כל אנשי מכירות מוסיפים דברים שהם נחשפים אליהם במהלך האינטרקציה עם לקוחות למסמך מרכז שנותן פרספקטיבה לכלל הארגון). כלי נוסף הוא פורום הדיונים הישן והטוב שהיום כבר עבר שדרוג  ומאפשר ניתוח סמנטי שמציג נושאים מקושרים, וכלים נוספים (כמו בלוגים לעובדים או תיוג המידע) .כמובן, בסופו של דבר,  הפתרון האולטימטיבי הוא  חיבור העובדים ברשת חברתית פנים ארגונית שמאפשרת זרימת מידע בתוך הארגון.

Social Media the new silo1
לסיום, הדבר החשוב ביותר לשבירת מאגרי המידע, שבלעדיו אי אפשר להתחיל את התהליך הוא עידוד הקולבורציה בארגון, פיתוח תרבות של שיתוף והקשבה והעברת המסר מההנהלה שידע משותף הוא הכוח האמיתי של הארגון. כאשר העובדים יחושו מספיק בטוחים ותהיה להם רמת אמון גבוהה במערכת הם ישחררו את מאגרי המידע האישיים וישתפו אותם עם העובדים האחרים.

מדובר פה על תהליך שמובילה ההנהלה אשר נותנת בעצמה דוגמא אישית ומשתפת את העובדים בנעשה, מראה שהיא קשובה להם, מגיבה במעשים לפידבקים שניתנים ויוצרת דו-שיח פורה . הנהלה עם "ראש פתוח" שמצ'פרת את העובדים המשתפים, מבליטה את פועלם ואת תוצאות שיתופם ומציגה רמת הקשבה גבוהה ומתן תשומת לב למתרחש בארגון. הנהלה מחוברת שמעבירה מסר עקבי – ידע אישי הוא לא כוח, ידע משותף הוא העוצמה.

בסופו של דבר המשוואה מאוד פשוטה: לשבור את הסילו + להגביר את הקולבורציה = ארגון משגשג

פוסט שפורסם בבלוג האישי שלי – enterprise20.co.il 

אולי יעניינו אותך  גם הפוסטים הבאים:
This Way To Enterprise2.0 – הכלים
אפשר לעשות הכל דרך האימייל !?
תנו ללקוחות לדבר בשמכם. הפכו אותם לשגרירי המותג
המנכ"ל הסושיאלי
 מבחר הרצאות בנושא התמודדות הארגונים עם הזינוק הדיגיטלי