אנשים רבים שואלים אותנו מה זה בדיוק ניהול ידע ולמה כדאי להם להטמיע תהליך ניהול ידע בארגונם? תשובתנו היא שהטמעה מוצלחת של תהליך ניהול ידע, מביא לצמצום עלויות, העלאת היצור ושיפור תהליכי שיתוף בידע בקרב המנהלים והעובדים בארגון.
במאמר זה נציג 2 הגדרות לניהול ידע ונסביר מהו ניהול ידע מול מגוון התפיסות השגויות הקיימות על תחום זה.
תומאס דבנפורט (T.Davenport), חוקר וסופר אמריקאי שמתמחה בניהול ידע ואנאליטיקס, הגדיר ב- 1994 ניהול ידע כתהליך של אגירה, הפצה ושימוש יעיל בידע." מספר שנים אחר כך ברייאנט דואון הציג את אחת הגדרות המקובלות לניהול ידע: "ניהול ידע היא דיסיפלינה שמקדמת גישה אינטגרטיבית לזיהוי, אגירה, הערכה, אחזור ושיתוף של כלל נכסי המידע בארגון." נכסים אלו יכולים לכלול שני סוגי ידע: הסוג הראשון הוא מאגרי מידע, מסמכי עבודה, מסמכי מדיניות, פרוצדורות וחומרים נוספים שמתעדים בצורה גלויה את הידע שיש בארגון. הסוג השני הוא מאגרי מידע סמויים כמו המומחיות והניסיון הצבור של העובדים. ידע זה אינו מתועד ובעתות פרישה של עובדים למשל, יכול לגרום להפסד מהותי לארגון, ולכן חשוב לנהל אותו, כחלק מתהליכי ניהול ידע ארגוניים.

אחת מהתפיסות השגויות לגבי ניהול ידע היא שזו פעילות או תוכנית שעומדת בנפרד משאר פעילויות הארגון. אך כפי שניתן לראות מההגדרות שהצגנו לעיל, ניהול ידע מתייחס למחזור החיים של הידע הגלוי והחבוי שנמצא בכל מחלקות הארגון, וככזה הוא לא יכול להוות תוכנית פעילות נפרדת. יישום מוצלח של תהליך ניהול ידע דורש הלימה בין המטרות האסטרטגיות של הארגון ותהליך ניהול הידע עצמו. ניהול ידע חייב להתמקד בניהול ידע עסקי קריטי לארגון, וכתוצאה מכך הוא יגרום לשיפור היעילות ואיכות וקצב הייצור בכל מחלקות הארגון ובקרב כל דרגי הניהול.
מכיוון שתהליכי ניהול ידע מבוססים על תפיסה ושיתוף 'המומחיות והניסיון החבויים של העובד היחיד', ניהול ידע לא יכול להיות כפי שלעיתים התחום נתפס בטעות כ'מוצר מדף שניתן להעתיק מארגון אחד לאחר'. להיפך, ניהול ידע חייב להיות מותאם למבנה, למוצרים, לשירותים ותהליכים הארגוניים הייחודים לכל ארגון וארגון.

תפיסה שגויה אחרת היא שניהול ידע הוא 'תהליך איתור מידע וניהול מסמכים'. באמירה זו יש מן האמת מכיוון שניהול מסמכים מהווה תת-תחום במכלול הפעילויות שנעשות בתחום ניהול ידע, ויש לו חשיבות רבה לארגון, אך ניהול ידע הוא תחום הרבה יותר רחב מניהול מסמכים ויש לו השפעה על כלל המערכות, התהליכים והאנשים בארגון. יישום מוצלח של תהליך ניהול ידע משפיע על התרבות הארגונית, מכיוון שהוא מוביל לשינוי בעמדות ובהתנהגות העובדים. בנוסף, יישום של תהליך ניהול ידע אפקטיבי בארגון, מאפשר לעובדים לזהות ולחלוק ידע עסקי קריטי בצורה הרבה יותר קלה ויעילה, והוא אינו גורם, כפי שחושבים בטעות, לעודף מידע אצל העובד.

מסגרת ההטמעה של תהליך ניהול ידע מאגדת שישה ממדים, ואנו כבר הזכרנו כאן את החשיבות של הלימה אסטרטגית, הצורך ביצירת תהליכי עבודה, ההתייחסות למחזור החיים של המידע והחשיבות של האנשים והתרבות הארגונית כתורמים לתהליך ניהול הידע. ממדים אלו מדגישים מדוע ניהול ידע אינו יכול להיחשב כ'תהליך מבוסס טכנולוגיה בלבד'. ניהול ידע חייב להיות חלק מהפעילות, התהליכים והתרבות היום יומית של הארגון, והוא לא יכול להתבסס רק על שינוי טכנולוגי. הוא צריך להיות קשור לתהליכי בקרה ניהוליים, ולהיות מנוהל ע"י גוף ממונה שמטרתו לממש את ההון האינטלקטואלי של הארגון, ולא ליצור תהליכי עבודה עודפים ללא ערך לארגון, שזו עוד אחת מהטעויות הנפוצות שמיוחסות לניהול ידע.
ניהול ידע משלב תיעוד ומיכון של תהליכים, חשיפה ושיתוף של מומחיות, ניסיון וידע חבוי שקיים אצל העובדים בצורה שמאפשרת להם להפיק את המרב מעבודתם בצורה יעילה ואפקטיבית. הטכנולוגיה הנדרשת בעת ביצוע תהליכי ניהול ידע מהווה גורם תומך ופלטפורמה שמאפשרת לצוותים רבים לעבוד יחדיו בשיתוף ובתיאום. אך רק באמצעות יצירת הלימה בין תהליכי ניהול ידע למטרות האסטרטגיות של הארגון וחיבור התהליך לתרבות הארגונית, כולל היערכות לאפשרות של שינוי באותה התרבות כתוצאה מהתהליך, ניהול ידע ישאיר חותם משמעותי שיעניק לארגון את היתרון הניהולי, הארגוני והתפעולי לו הוא ראוי.

מריון בורגנהיימר ועידו נמיר(Deloitte ניהול ידע)